Jak kontrolovaný by měl být informační systém

V ideálním světě bychom ve firmě nepotřebovali kontrolu. Nezneužívali bychom toho, co nám informační systém KIT nabízí ke svým vlastním cílům, které nemusí být vždy v souladu se zájmy firmy. Bohužel, v perfektním světě nežijeme. Nebudeme si nic nalhávat, valná většina zaměstnanců rozhodně udělá to, co považuje za nutné, aby získala víc peněz, pokud má naději, že na to nikdo nepřijde. A právě informační systém je slabým místem.

Jak je to možné? Protože právě přes něj se k nim dostávají i nejrůznější údaje, které je potřeba udržet v tajnosti. Jsou to například osobní údaje zákazníků, jejich adresy a rodná čísla. Jistě, všechny firmy mají striktní pravidla, jak s těmito údaji nakládat, přesně tak, jak to přikazuje zákon, a to zvláště od doby, kdy bylo zavedeno GDPR.

Ovšem to, že je něco zakázáno, neznamená, že se tím lidé budou řídit. Kdyby tomu tak bylo, neměli bychom žádnou kriminalitu. Proto je nutné plnění těchto zákazů kontrolovat. Otázkou však je, jak velkou kontrolu bychom měli provádět, aby zase zaměstnanci neměli pocit, že jsou sledováni na každém kroku. To totiž rozhodně nepřispívá k dobré atmosféře na pracovišti a v dlouhodobém horizontu to má za následek zvýšení výkonů a často i větší fluktuaci zaměstnanců.

Jistě se však shodneme, že určitý stupeň kontroly nutný je. Nelze nevzpomenout zaměstnance jedné telefonní společnosti, který si nahrál řadu telefonních čísel na přenosný osobní USB disk a jednoduše s nimi odešel. Čísla pak prodal za poměrně vysokou částku nejrůznějším telemarketingovým společnostem. To je totiž jeden z hlavních způsobů, jak tyto společností získávají telefonní čísla.
Je tedy dobré průběžně monitorovat, co se kde odehrává, především zda není tištěno či stahováno něco, co by tištěno či stahováno být rozhodně nemělo, a vyvodit příkladné důsledky, v souladu se zákony i vnitřními normami společnosti. Jen tak si vybudujete pověst důvěryhodné firmy, na kterou se mohou klienti bez obav obracet.